Popularnym problem firm jest rosnąca liczba kontrahentów i konieczność przechowywania różnego rodzaju akt umów wynikających ze współpracy. Dokumentacji przybywa, co powoduje ogromny problem z ich przechowywaniem i znalezieniem dla nich miejsca, gdyż segregatory i teczki wypełniają się po brzegi, co doprowadza do chaosu. Przedsiębiorstwo, które chce zyskać zaufanie klientów i zagwarantować sobie rozwój, musi mieć szybki dostęp do najważniejszych informacji. Odpowiedzią na te i podobne potrzeby firmy jest profesjonalna archiwizacja dokumentów.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów
W ogólnym pojęciu archiwizacja dokumentów polega na składowaniu zasobów w dużych ilościach. Najczęściej myślimy w tym momencie o konieczności składowania baz danych i dokumentów, które oczekują na utylizację. To prawidłowy tok rozumowania. W zależności od rodzaju dokumentacji musi być ona składowana przez określoną długość czasu. W razie potrzeby pożądany dokument można łatwo odszukać. Archiwum umożliwia nie tylko gromadzenie danych, ale również systematyczne udostępnianie. Obecnie archiwizacja dokumentów to codzienność w większości przedsiębiorstwach. Z usług profesjonalnych firm, takich jak Rhenus Data Office Polska korzystają prawnicy, biznesmeni, biura rachunkowe oraz wiele innych zainteresowanych osób. Pracownicy archiwum realizują swoją pracę z należytą starannością i dokładnością, aby żaden dokument nie został zgubiony i w razie potrzeby mógł zostać szybko odnaleziony. Do zadań archiwistów należy nie tylko porządkowanie i gromadzenie dokumentów w odpowiednich miejscach, ale również dbanie o ich bezpieczeństwo przed ewentualnymi brakami w bazie danych, naruszeniem integralności, czy zniszczeniem się dokumentów. Archiwizacja dokumentów to:
- oszczędność czasu
- możliwość szybkiego dostępu do dokumentów
- poprawa wizerunku firmy
- oszczędność miejsca.
Korzyści profesjonalnej archiwizacji dokumentów w firmie
Uporządkowanie dokumentacji
Na początku wielu przedsiębiorcom wydawać by się mogło, że korzystanie z usług profesjonalnej firmy archiwizacyjnej jest stratą czasu i środków. Nic bardziej mylnego! Z przechowywania dokumentacji w specjalnej placówce wynika wiele korzyści, o których warto pamiętać. Pierwszą z nich jest uporządkowanie stert dokumentów, które latami gromadzone są w firmie. Dokumenty te często są niekompletne lub zniszczone. Dzięki temu każdy dokument będzie miał swoje miejsce.
Dostępność dokumentów natychmiastowo
Dokumentacja przechowywana na własną rękę często przypomina chaos, w którym trudno się odnaleźć. Znalezienie faktury sprzed kilku lat lub dokumentów zatrudnionego dawniej pracownika może przyprawić o zawrót głowy. Dzięki skorzystaniu z usług profesjonalnej firmy świadczącej usługi archiwizacji dokumentów można liczyć na możliwość otrzymania dokumentów najszybciej jak to możliwe. Zatrudnieni w danym miejscu pracownicy archiwum dzięki wcześniejszemu uporządkowaniu i pogrupowaniu dokumentów bardzo szybko będą mogli dostarczyć potrzebny dokument.
Oszczędność miejsca
Profesjonalna archiwizacja dokumentów to także gwarancja zyskania wolnego miejsca w szafkach i szufladach. Zamiast stert segregatorów, pomieszczenia w firmie stylistycznie wzbogacać mogą figurki, książki lub innego rodzaju ozdoby. Szereg segregatorów sprawia, że pomieszczenie, zamiast ukazywać rodzaj oferowanych w nim usług, przypomina archiwum, a którym panuje chaos. Wolna przestrzeń może być wykorzystana w znacznie lepszy sposób.
Ułatwienie działania pracownikom
Zatrudnieni w danej firmie pracownicy z pewnością docenią fakt, że w razie konieczności nie będą musieli spędzać długich godzin na przeglądaniu dokumentacji w poszukiwaniu potrzebnego materiału. To dla nich spora oszczędność czasu, a dla przedsiębiorstwa większa efektywność pracownika, gdyż może on poświęcić czas na ważniejsze obowiązki, niż przeglądanie dokumentów. Umieszczenie dokumentacji firmy w przedsiębiorstwie świadczącym usługi tego oznacza więc większą swobodę dla pracowników administracyjno biurowych.
Przechowywanie, archiwizacja i utylizacja dokumentów zgodna z prawem
Wielu właścicieli firm nagminnie łamie przepisy, nie zważając na jakość przechowywania dokumentów i poprawność ich niszczenia. Zgodnie z nową ustawą o ochronie danych osobowych RODO przykłada się większą wagę do sposobów prawidłowe i zgodnej z prawem archiwizacji oraz utylizacji dokumentów. Przechowując wszelkie dokumenty w profesjonalnym archiwum, przedsiębiorca może mieć pewność, że po upłynięciu określonej ilości czasu wszelkie bazy danych i dokumenty utylizowane są w sposób zgodny z prawem tak, aby dokument nie mógł zostać ponownie odtworzony. Przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę z konsekwencji prawnych, jakie związane są z nieprawidłowym obchodzeniem się z wszelkiego rodzaju dokumentacją.
Korzyść dla wizerunku firmy
Dla potencjalnych kontrahentów szybka i skuteczna kontrola wewnętrzna jest gwarancją owocnej współpracy oraz odzwierciedleniem sposobu prowadzenia całokształtu firmy. Profesjonalne archiwizowanie dokumentów to wizytówka firmy, która stanowi świadectwo firmy jako całokształtu, a nie osiągnięć pojedynczych pracowników. To obraz prężnie rozwijającego się przedsiębiorstwa.
